Responsable du Service du Secrétariat de Direction Qma - Cp Nantes H/F - 44

Le Centre Pénitentiaire (CP) de NANTES, cinquième établissement de France, est doté d'une capacité de 1 140 places. Il est composé de quatre quartiers différents, géographiquement distants d'une dizaine de kilomètres (un quartier centre de détention (QCD), un quartier de semi-liberté (QSL) situé sur le domaine du QCD, un quartier maison d'arrêt (QMA), et une structure d'accompagnement à la sortie (SAS) sur le domaine du QMA.

Composition et effectifs du service : 1B et 2C

Votre hiérarchie : La Direction du Quartier Maison d'Arrêt

Vos interlocuteurs métiers : La Direction du Centre Pénitentiaire et son secrétariat de direction, l'entreprise titulaire du contrat de partenariat de l'établissementSous la responsabilité du responsable des services administratifs, le responsable budgétaire et financier est chargé d'exécuter le budget de fonctionnement de l'établissement qui s'élève à près de 3 millions d'€ en respectant la répartition des dépenses et de préparer le budget de l'année suivante

I - Missions et organisation du service:

Le secrétaire de direction est chargé d'assurer la communication et le suivi de la documentation du Quartier Maison d'Arrêt. Il pilote la gestion des accès des intervenants extérieurs et l'édition des permis de visite des proches des personnes détenues.

Il manage le service du secrétariat de direction en suivant la gestion des absences ou/et congés afin d'assurer la continuité du secrétariat.

Il effectue de nombreuses tâches administratives, notamment dans le cadre de transmission d'information au parquet du tribunal judiciaire de Nantes et de la Direction interrégionale des services pénitentiaires Grand Ouest.

II - Description du poste

Communication et documentation

- Référent de la base documentaire pour la labellisation
- Mise à jour de l'organigramme, des trombinoscopes, de l'annuaire QMA
- Enregistrement, diffusion, classement des notes de service, des notes individuelles de gestion, rapports, comptes rendus
- Suivi de la ligne prévention suicide

Logistique

- Rédaction et diffusion des autorisations d'accès
- Etablir et transmettre les permis de visite
- Interface avec les services et entreprises titulaires du contrat de partenariat de l'établissement
- Gestion du logiciel ANTIGONE pour les accès
- Gestion des plannings pour la réservation des salles

Secrétariat

- Suivi des absences et congés pour assurer la continuité du service
- Secrétaire de séance pour les réunions
- Accueil téléphonique
- Traitement du courrier, des incidents parloirs, des attestations de domiciliation et d'impécuniosité
- Préparer les requêtes en indemnisation
- Répondre aux requêtes des détenus pour les permis de visite