Assistant de Direction H/F - Service Public

Placé.e sous l'autorité hiérarchique de la direction générale, l'assistant.e de direction est en charge des tâches administratives confiées et l'accueil physique et téléphonique au sein de la Direction.

Le.la titulaire du poste aura pour principales missions :

· Accueil téléphonique et physique

· Gestion des agendas et des représentations

· Réception, traitement et diffusion du courrier

· Rédaction de courriers, rapports, notes, etc.

· Constitution et préparation des dossiers

· Gestion de l'organisation du Conseil d'administration

· Organisation de réunions pour la direction (logistique, convocation, prise de notes, rédaction et envoi de procès-verbal)

· Classement des dossiers

· Rédaction de documents administratifs : ordre de mission, délégation, ...

· Relations avec le Cnous

· Relations avec les différents services internes du Crous et partenaires extérieurs

Connaissances

- Maitrise de l'outil informatique.

- Techniques de documentation

- Culture Internet

- Techniques de communication

- Archivage

- Mode de fonctionnement des administrations publiques

Compétences opérationnelles

- Réaliser des synthèses

- Rédiger et mettre en forme les documents

- Évaluer et hiérarchiser les besoins

- Structurer son travail

- Savoir planifier et respecter les délais

- Savoir gérer les aléas

Qualités

- Loyauté

- Discrétion

- Sens des initiatives

- Capacité d'adaptation

- Sens de l'organisation

- Réactivité

- Sens relationnel

- Sens de la confidentialité

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Classement des dossiers
• Pro-activité
• Techniques de communication
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Rédaction de courriers
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation
• Organisation de réunions
• Confidentialité