Assistant Administratif et Logistique H/F - LB

En lien direct avec le dirigeant, l'assistante administrative est un pilier opérationnel de l'agence CUST'HOME. Dans un
environnement de maîtrise d'oeuvre où chaque projet avance vite et mobilise de nombreux interlocuteurs, elle ne se contente pas
d'exécuter : elle anticipe, prend des initiatives et applique son bon sens pour fluidifier le quotidien sans attendre qu'on lui dicte
chaque décision.
Interface centrale entre la direction, les collaborateurs et les partenaires extérieurs, elle garantit la fluidité de la communication et
la continuité des opérations. Son sens aigu des priorités, sa capacité à détecter un problème avant qu'il ne s'aggrave et sa
réactivité sont des atouts aussi essentiels que la rigueur administrative qu'on attend d'elle.

MISSIONS

Gestion de l'accueil :
- Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires, les orienter et répondre à leurs demandes.
- Gestion de la boîte mail et filtrage des demandes entrantes
- Assurer un environnement accueillant et professionnel au sein du bureau.

Gestion administrative :
- Rédaction, mise en forme et envoi des courriers et mails
- Classement, archivage et suivi des dossiers clients et chantiers
- Gestion et mise à jour des documents contractuels (contrats MO, avenants, attestations)
- Suivi du planning et prise de rendez-vous, visites et réunions de chantier

Suivi des dossiers et coordination :
- Coordonner les réunions de chantiers et préparer les documents nécessaires.
- Tenir à jour les dossiers selon les process mis en place au sein de l'Agence CUST'HOME.
- Contrôler le vendredi les interventions prévues le lundi suivant et s'assurer que les artisans possèdent tous les éléments
pour mener à bien leurs actions : clés, matériels et informations utiles.
- Organiser et archiver les dossiers et les documents liés aux projets en cours.
- Gérer les actions logistiques des chantiers : arrêté de stationnement auprès de la mairie, autorisations, circulation,
nettoyage, coffret Elec provisoire, etc

Support au dirigeant :
- Gestion de l'agenda et des priorités du dirigeant
- Préparation des réunions (ordres du jour, supports, comptes rendus)
- Anticipation des échéances administratives et réglementaires
- Veille sur les délais d'instruction (urbanisme, recours, délais contractuels)

Gestion financière & comptable (premier niveau)
-Transmission des pièces comptables à l'assistante financière.
- Suivi du stock de fonctionnement de l'agence

Contrat proposée entre 32 et 35h/semaine

Experience: Débutant accepté

Compétences: Organiser le traitement des commandes,Réceptionner des produits, des matières premières, vérifier la conformité d'une livraison,Superviser des opérations, des actions

Qualification: Ouvrier spécialisé

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.

• Gestion de l'emploi du temps
• Autonomie
• Pro-activité
• Traitement des commandes
• Traitement du courrier
• Force de proposition
• Réactivité