Les missions du poste
Rattaché·e au responsable de service, vous apporterez une assistance administrative au responsable dans l'organisation de son activité et plus globalement au service en termes de ressources humaines, d'accueil, de coordination, de planification et de suivi de dossiers.
Vos activités :
- Assister le responsable et les collaborateurs du service :
- Gérer l'agenda et la messagerie du responsable de service et ceux des encadrants et chargés de mission au besoin,
- Organiser des rdvs, réunions et en assurer la logistique (réservation matériel, salle, déplacement, etc),
- Préparer des dossiers, mettre en forme, rédiger et diffuser divers documents (courriers, notes, compte-rendus, présentations, infos flash, etc.),
- Assurer le suivi des informations internes (veille presse, instances...) et mettre à jour les espaces collaboratifs.
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et diverses missions administratives, en lien avec le collectif des assistantes de la direction
- Assurer des missions relai du service RH :
- Assurer l'accueil des nouveaux arrivants et le départ des agents (formation aux logiciels RH, matériels, fournitures, clés , badges...),
- Assurer le suivi du temps de travail des agents, des autorisations liées à la conduite de véhicules, etc.,
- Assurer le suivi des formations et habilitations des agents,
- Assurer la transmission de documents vers les agents,
- Assurer l'actualisation des documents de suivi RH.
- Assurer la gestion administrative de dossiers spécifiques du service :
- Suivre et actualiser les tableaux de bord sur les budgets annuels de l'énergie, bilans des consommations, revue de processus QSE,
- Rédiger, relire , mettre en page des notes techniques,
- Suivre les conventions et polices d'abonnement de raccordement au réseau de chaleur urbain (mise en signature, classement, archivage), et les demandes de raccordement photovoltaïque (connexion aux portails et plateformes ENEDIS, EDF OA, remplissage des fiches, vérification des contrats et des dossiers, mise en signature),
- Assister à la coordination du groupement d'achat d'énergie de la collectivité (organisation et logistique des réunions, récolte et synthèse des données énergétiques, suivi des adhésions, mise à jour des bases de données des contacts, communications orales et écrites, lettre d'actualité...).
- Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :
- Être le référent administratif du processus QSE pour le service et le garant du suivi du formalisme ; éditer les statistiques,
- Respecter les directives et procédures en matière d'hygiène-sécurité, environnement et qualité,
- Participer aux actions et alerter en cas d'anomalies.
Le profil recherché
Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de secrétariat, de suivi RH, ainsi que l'outil informatique et les logiciels bureautiques usuels (Excel, Word, Powerpoint, Calc, Writer, Impress). La connaissance des spécificités liées au domaine du Bâtiment et de l'Energie est nécessaire.
Votre organisation au travail vous permet d'anticiper, de prioriser les tâches et d'être réactif·ve face aux urgences ou aléas du quotidien.
Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre esprit d'initiative, vous savez faire preuve de rigueur, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions.
Compétences requises
- Statistiques
- Gestion de l'emploi du temps
- Calc
- Sens du relationnel
- Writer
- Autonomie
- Excel
- Compte-rendu
- Word
- Pro-activité
- PowerPoint
- Impress
- Réactivité