Assistante - Assistant de Direction H/F - Service Public
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
Direction générale
En charge du Secrétariat de Direction, l'assistante de Direction assiste la directrice Générale, le Directeur Général Adjoint et le Directeur de cabinet, dans le fonctionnement de la Direction Générale.o Veille pour alerter la Directrice Générale sur les priorités repéréeso Interface entre Directrice Générale, Directeur Général adjoint, Directeur de cabinet et les interlocuteurs (externes et internes) intégrant des réponses de 1er niveau.o Secrétariat des différentes instances: Conseil d'administration (CA), Comité Social d'Administration (CSA) Conseil des Enseignants (CE), Conseil Scientifique (CS), Conseil de l'Enseignement et de la Vie Etudiante (CEVE), Comité de pilotage (Copil), Comité de direction (Codir)o Administration générale:· Gestion d'agendas dont CODIR/COPIL, organisation de réunions, synthèse du planning de toutes les instances· Organisation de déplacements· Gestion du courrier départ et arrivée· Rédaction de courriers et de documents administratifs· Exploitation et analyse de documents administratifs· Classement et archivage des dossiers de la direction· Accueil des visiteursAccueil et filtrage téléphonique
Le profil recherché
Savoirs:Environnement professionnel et enjeux et les problématiques de l'EtablissementTechniques générales de secrétariat (gestion de planning, mise en forme et circulation du courrier et documents, archivage et mise à disposition des informations),Outils bureautiques et de communication, logiciels spécifiquesSavoir-faire:Capacité à appréhender les enjeux et les problématiques de l'Etablissement Avoir le sens de l'organisation et faire preuve de rigueurAutonomieQualités relationnelles, capacité d'écoute, discrétionEsprit d'initiativeRéactivitéMaitrise des outils informatiquesCapacités rédactionnelles et de synthèseSavoir travailler en équipe
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Sens du relationnel
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Pro-activité
- Capacité d'écoute
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier
- Réactivité
- Rédaction de courriers
- Sens de l’organisation