Chargé d'Accueil et Assistant Administratif H/F - Service Public

Au sein de la DRAC des Pays de la Loire, le secrétariat général gère les domaines métiers suivants - affaires financières, budgétaires et juridiques,- ressources humaines, formation et dialogue social- informatique et systèmes d'information- logistique, accueil et moyens générauxLiaison hiérarchique :L'agent est placé sous l'autorité du chef du bureau des moyens générauxRelations fonctionnelles :L'ensemble des services de la DRAC et des UDAP
Le secrétariat général de la DRAC Pays de la Loire est composé de 3 bureaux structurés par secteurs d'activité : ressources humaines, formation et dialogue social, affaires financières et moyens généraux. Il gère également les moyens informatiques des services et a en charge la politique immobilière ainsi que celle des achats.Au sein du Secrétariat Général, le bureau des moyens généraux a la responsabilité de l'accueil, des moyens mis à disposition des agents de la DRAC et des UDAP et est chargé de la sécurité et de l'entretien du bâtiment DRAC.Sous l'autorité sur chef du bureau des moyens généraux, le chargé d'accueil et assistant administratif exerce ses fonctions à temps incomplet (50%). Il est chargé des missions suivantes :- Accueil public physique et téléphonique : -- Mise en relation et suivi de la prise en charge des appels -- Orientation vers le service ou l'interlocuteur compétent -- Traitement des demandes de renseignement -- Ouverture du courrier : tri par service, circulation des revues- Assistant administratif : -- Gestion des relations administratives avec les fournisseurs -- Mise en forme, et classement de documents (Notes, courriers, tableaux, compte-rendus ...) -- Organisation de réunions du secrétariat général

- Compétences techniques -- Techniques d'accueil du public et d'accueil téléphonique -- Technique de gestion des conflits -- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Office 365) -- Maîtrise des outils de gestion et de communications informatiques- Savoir-faire -- S'exprimer avec aisance -- Réagir de façon adaptée aux situations imprévues -- Réactivité, polyvalence -- Maîtriser un ensemble de règles et de procédures administratives -- Organiser des réunions- Savoir-être -- Rigueur et sens de l'organisation -- Discrétion -- Polyvalence -- Capacité d'adaptation -- Faire preuve de qualités relationnelles

• Outlook
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Pack Office
• Traitement du courrier
• Gestion des conflits
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation