Responsable Administratif - Office Manager H/F - Externatic

Crée il y a plus de 15 ans et devenu leader sur son marché, Externatic est un cabinet de recrutement qui se distingue par son approche humaine et ses valeurs fortes : le professionnalisme, la bienveillance, le pragmatisme et la volonté d'aller de l'avant.Avec plusieurs agences en France et près 25 personnes, nous intervenons auprès de grands groupes et PME/ETI.Dans le cadre d'un remplacement d'une des clés de voûte de l'entreprise pendant plus de 8 ans , nous recherchons un(e) responsable administratif / Office Manager pour un CDI à temps partiel (potentiellement évolutif).Vos Missions : le Couteau Suisse méthodique, rigoureux et "indispensable" de notre organisationEn tant que responsable administraif / Office Manager dans une entreprise de services aux entreprises, vous serez le pilier de notre organisation interne et le point de contact privilégié pour nos collaborateurs et tous nos partenaires.Rattaché directement au dirigeant, votre rôle sera central et couvrira un large éventail de responsabilités :Administration des ventes : support aux équipes à la facturation clients, gestion des avoirs/remboursements, ....Relation avec l'expert comptable : préparation de la TVA, support au bilan, ...Suivi de la trésorerie : Gérer le suivi des encaissements, des comptes bancaires, ...Gestion RH administrative : Coordonner les arrivées (onboarding) et les départs (offboarding) des collaborateurs (préparation du matériel, gestion des accès, etc.),...Préparation à la comptabilité et de la paie : Préparer et vérifier tous les éléments (factures, notes de frais, etc.) ainsi que les variables de paie (absences, primes, etc.) pour transmission à notre cabinet comptable.Relations partenaires et fournisseurs : Être l'interlocuteur principal pour les organismes extérieurs (mutuelle, prévoyance, médecine du travail, etc.) et également nos fournisseurs (Ménage, Télécom, EDF, ...) .Création et/ou mise à jour des tableaux de bordsParticipation à l'optimisation de l'organisation, des process, des outils, etcAvantagesCe que nous vous proposons :Un CDI à temps partiel (50 à 60%) au sein d'une équipe soudée,Un poste riche et polyvalent, essentiel à la bonne marche de l'entreprise.Des bureaux idéalement situés en plein centre-ville de Nantes (Place Graslin). accessibles Gare/tram/vélo,...Télétravail partiel possible.Une rémunération attractive selon votre expérience (25 à 35K /an sur base 100% / selon profil + avantages)Mutuelle familiale prise en charge à 100 % , carte restaurant swile, avantages CE

Poste ouvert en CDI temps partiel mais aussi éventuellement en contrat freelanceFormation supérieureVous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire (responsable Administratif et Financier, Office Manager, Assistant(e) de Direction, ...) où vous avez pu démontrer votre grande polyvalence et votre capacité à proposer !.Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers de front.Autonome et proactif(ve), vous savez anticiper les besoins et prendre des initiatives.Vous avez envie de proposer des solutions et pouvoir les mettre en place Vous possédez un excellent relationnel, un grand sens du service et savez faire preuve de recul et de discrétion, des qualités essentielles pour ce poste.Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Google Workspace) est indispensable comme la connaissance d'un outil de facturation.Des connaissances en marketing/communication ou contrôle de gestion seraient des atouts à votre candidature comme des expériences en optimisation des process (organisation, automatisation, IA, ...).

• Administration des ventes
• Contrôle de gestion
• Trésorerie
• Sens du relationnel
• Notes de frais
• Logiciels bureautiques
• Intelligence artificielle
• Rigueur et méthode
• Pro-activité
• Facturation
• Encaissement
• Paie
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation