Assistant·e Administratif·ve H/F - le Planning Familial 44

Temps plein (temps partiel possible selon profil). Poste à pourvoir au plus tôt.CDD de 6 mois renouvelable en fonction de l'activité et des besoins du service.IMPORTANT Seules les candidatures motivées seront traitées, merci pour votre compréhension.==> La lettre de motivation doit répondre aux prérequis de l'offre et aux valeurs du Planning Familial.==> ASTUCE : Créez un seul fichier PDF, comprenant votre CV + LM et déposez-le dans l'encart prévu à cet effet.Mouvement féministe et d'éducation populaire, l'association de loi 1901, Planning Familial 44 milite pour le droit à l'éducation à la sexualité, à la contraception, à l'avortement, à l'égalité de genre et combat toutes formes d'oppressions, d'inégalités, de violences et de discriminations.Le Planning Familial 44 dispose de deux Centres de Santé Sexuelle à Nantes et Saint-Nazaire qui assurent des missions d'EVARS (Espace Vie Affective, Relationnelle et Sexuelle, ex EICCF) et de CSS (Centre de santé sexuelle).Le Planning Familial 44 se compose d'une équipe de 15 salarié-e-s CCF et EAV, soignant.e.s, administratif.En soutien à la direction, vous assurez les missions administratives du quotidien et contribuez au bon fonctionnement du Planning Familial 44.Missions de votre futur poste :Suivi comptable et financier en lien avec le service comptable externalisé- Assurer le suivi, le pointage et le contrôle des factures- Réaliser le rapprochement des factures avec les bons de commande et justificatifs- Suivre les échéances de paiement et les règlements- Participer au suivi budgétaire en appui de la direction- Classer et archiver les pièces administratives et financières- Mettre à jour les tableaux de suivi (budget, dépenses, indicateurs)- Assurer le suivi des fiches de soin et de remboursement CPAM- Gérer les relations avec les services fiscaux et organismes sociauxGestion administrative et appui sur les mission de gestion des ressources humaines- Participer à la gestion administrative quotidienne de la structure- Venir en appui de la Direction sur la gestion des ressources humaines (mutuelle, médecine du travail, suivi des congés, recensement des besoins en formation.) en lien avec les services externalisés- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs- Gérer les appels, les mails et l'accueil administratif- Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)- Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus- Assurer le suivi des décisions prises en réunionCommunication interne et appui à la circulation de l'information- Organiser la circulation de l'information au sein des CSS et entre les CSS- Diffuser les notes, procédures et informations aux équipes- Mettre à jour les supports de communication internes- Assurer le lien administratif avec les partenaires et prestataires- Contribuer à la diffusion des informations institutionnelles- Garantir l'accessibilité et la clarté des supports transmisProfil recherché- Adhésion indispensable aux valeurs du Planning Familial- Expérience indispensable en gestion administrative ou secrétariat- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)- Rigueur, organisation, respect des procédures internes et autonomie- Bon relationnel et sens de la confidentialité- Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un environnement dynamique- Diplôme de niveau 5 ou expérience significative dans la gestion administrativeConditions- Poste à temps plein souhaité (temps partiel négociable) sur 4.5 jours possible- CDD 6 mois renouvelable en fonction de l'activité et des besoins du service- Lieu de travail : Planning Familial 44, 3 rue du Dr Zahmenhof, 44200 Nantes, déplacements possibles au CSS de Saint Nazaire.- Réunions occasionnelles en soirée,

Experience: 1 An(s) - Sur même type de posteCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activité des médecins généralistesListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Reporting
• Tenue comptable
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pack Office
• Facturation
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Réactivité