Pref44 - Secrétariat Particulier du Directeur de Cabinet et de son Adjoint H/F - Préfecture de Loire-Atlantique

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales:
- Accueil téléphonique
- Gestion de l'agenda, le courrier, la messagerie du directeur de cabinet
- Gestion des agendas , organisation des réunions avec participation ponctuelle à l'événement organisation des déplacements du directeur et de son adjoint;
- Réalisation du tableau des astreintes et permanence semaine et WE des services de l'état
- Gestion des astreintes et interventions de tout le cabinet pour mise en paiement
- Suivi RH (congés, mobilité, entretiens professionnels etc, )
- Mise à jour des arrêtés de délégation de signature DC/DCA et ordre de mission permanent chauffeur et cabinet
- Gestion des permanences et congés du corps préfectoral
- Gestion et suivi budgétaire des frais de représentation et résidence (Directeur de cabinet et son adjoint);
- Gestion et coordination des dossiers cabinet en lien avec les autres services;
- Gestion des parapheurs et ventilation des courriers arrivés en préfecture par voie postale et dématérialisée;
- Participation aux soirées électorales
- Gestion des tampons et cachets en lien avec la référente fraude
- Appui et remplacement au secrétariat particulier du préfet
- Traitement des réquisitions : médecins/officines/Hélismur en lien avec l'ARS, les préfectures et les FSI

Votre environnement professionnel
Activités du service :
Cabinet

Composition et effectifs du service :
Le cabinet est réparti ainsi:
- Bureau de l'ordre public et des politiques de sécurité: 13
- SIRACEDPC : 8 ,
- Bureau de la coordination et de la représentation: 6
- Service régional de la communication Interministérielle: 6
- Service des polices administratives de sécurité: 14
- chargés de mission: 3
- Garage: 5

Liaisons hiérarchiques :
Directeur de cabinet / Préfet

Liaisons fonctionnelles :
Directeur de cabinet / Préfet

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique - requis
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau pratique - requis

Savoir être
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - à acquérir
Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement /niveau maîtrise - à acquérir