Moca Assistant Administratif et Commercial Temps Partiel 50% - Nantes H/F - ASI

MOCA by ASI (Microsoft Consulting & Adoption) est l'agence d'ASI dédiée à l'écosystème Microsoft.

La mission de MOCA by ASI est de proposer des prestations d'expertises techniques et d'accompagnement aux usages sur les solutions Microsoft. MOCA agit sur 6 grands domaines d'expertise :

- Le Modern Workplace avec le développement de Digital Workplace, le déploiement de Microsoft Teams, la migration vers Microsoft 365 (Carve-in / Carve-out) et la sécurisation des environnements.
- La Power Platform avec l'accompagnement à la mise en oeuvre et la gouvernance des briques Power Apps, Power Automate, Copilot Studio...
- La Data et l'IA avec la création de solutions data centralisées via Microsoft Fabric, la création tableaux de bords interactifs via Power BI et la gouvernance associée.
- La conduite du changement pour faciliter l'adoption des outils Microsoft 365.
- La gouvernance propice au déploiement et à l'optimisation des usages.
- L'infrastructure Azure avec le déploiement de plateformes Big Data et DevOps.

Où nous trouver ? Nantes (près du Zénith de Saint-Herblain), Lyon Part-Dieu (au sein de l'espace Wellio de la Tour Silex²), Paris (à deux pas du Palais Garnier).

Dans un souci d'accessibilité et de clarté, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien au genre féminin que masculin.

Dans le cadre du développement de MOCA, et du renforcement de notre organisation interne, nous recherchons un Assistant Administratif et Commercial pour accompagner l'activité de nos agences de Nantes, Paris et Lyon, et contribuer au bon fonctionnement quotidien des équipes.

Vous travaillerez en binôme avec Priscilla (Assistante de Direction et des Ventes), dans un rôle clé de coordination, de support administratif et d'interface entre les différents interlocuteurs internes, au coeur d'un environnement professionnel dynamique, collaboratif et en pleine évolution. Ce poste est à pourvoir en CDI, à temps partiel à hauteur de 50%, à partir de juin 2026.

Vos missions seront :

- Participer à gestion RH des collaborateurs :
- Répondre aux questions RH de niveau 1,
- Editer les diverses attestations collaborateur,
- Récupérer et enregistrer les documents administratifs,
- Suivre et organiser les visites médicales (prise de RDV, mise à jour des listes, conservation des CR...),
- Enregistrer les arrêts de travail et autres absences avec justificatifs
- Contrôler les demandes d'absences (et relances), les demandes de télétravail (suivi et enregistrement des attestations, transmission au service paye),
- Contrôler et valider les notes de frais,
- Participer à l'organisation d'événements internes.
- Participer à l'Administration des affaires de prestation MOCA :

- Administrer les ventes : enregistrement des commandes, facturation, suivi et relance des impayés,
- Gérer les contrats de sous-traitance : édition de contrat, fiche d'échange, e-attestation ...
- Suivi des feuilles de temps :

- Suivre les déclarations collaborateurs et faire les relances nécessaires,
- Identifier et suivre les temps imputés en non facturable, mener les actions de régularisation (travail en binôme avec Armelle, responsable des opérations),
- Corriger les feuilles de temps liées à des absences,
- Suivre et assurer les validations partielles des feuilles de temps en fin de mois.
- Gestion des arrivées :

- Créer le fichier administratif des nouveaux collaborateurs,
- Commander le matériel, rédiger et enregistrer les attestations de remise.
- Gestion des départs :

- Rédiger les attestations de restitution de matériel, gérer la restitution et le suivi administratif de la sortie.

Vous êtes rigoureux, organisé et doté d'un excellent sens du service, et vous appréciez évoluer dans un rôle transverse, au coeur de l'organisation.

Vous vous reconnaissez dans les compétences et qualités suivantes :

- Issu d'une formation en assistanat de direction, gestion, administration ou RH, vous justifiez idéalement d'une première expérience réussie sur un poste similaire (assistante de direction, assistante administrative, assistante RH, office manager...).
- Vous êtes à l'aise avec la gestion administrative du personnel et savez traiter des sujets RH de premier niveau avec discrétion et confidentialité.
- Vous faites preuve d'une excellente organisation, savez prioriser vos tâches et gérer plusieurs sujets en parallèle.
- Vous avez un bon relationnel, savez communiquer avec des interlocuteurs variés et êtes à l'aise dans un rôle d'interface.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et êtes à l'aise avec des outils de gestion ou de suivi (ERP, outils RH, outils de temps, Power BI apprécié).

Une première expérience en cabinet, ou dans un environnement multi-agences est un plus.

• Outlook
• Notes de frais
• Facturation