Assistant de Direction Secteur BTP-Ingénierie H/F - 44

G2RH, partenaire et conseil en Ressources Humaines, est un cabinet de recrutement généraliste et indépendant, créé en 2012. Notre équipe accompagne à la fois les entreprises en recherche de profils correspondant à leurs attentes, et les candidats en quête de structures partageant les mêmes valeurs.

Notre processus interne, conçu pour fiabiliser chaque étape du recrutement, se décompose en quatre phases :
- Un échange téléphonique de préqualification avec le Consultant,
- Un entretien physique ou en visioconférence avec le même interlocuteur pour échanger sur votre projet,
- Un entretien physique chez le client,
- Un suivi de votre intégration durant la période d'essai pour garantir une transition réussie.

Gaël ROBIN, gérant du cabinet G2RH, recherche actuellement en exclusivité pour l'un de ses clients, Bureau d'études intervenant auprès des entreprises et des promoteurs immobiliers dans le cadre d'études techniques et environnementales, un/une assistant(e) de direction H/F.
Poste en CDI (Cadre, 39h/semaine sur 4.5 jours) basé aux portes de Nantes (proximité Orvault et Saint-Herblain, stationnement aisé, et accessible en mobilité douce (Vélo, Bus et Tramway)).

Directement rattaché à la gérante de l'entreprise, vous :
- Réalisez l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et la gestion du courrier de l'entreprise ;
- Gérez l'agenda de la direction (enregistrement des rendez-vous, envois des invitations, réservation des billets de train et des restaurants...) ;
- Préparez les réunions internes (ordres du jour, invitations dans les agendas...) et rédigez les comptes rendus à partir des informations transmises par la direction ;
- Préparez les différents rendez-vous et déplacements de la direction (plaquette commerciale, historiques, dossiers en cours...) ;
- Préparez les évènements collectifs (teambulding, restaurants, plateaux repas...) et les déplacements des équipes (Hôtels, transport...) ;
- Veillez à l'accueil des nouveaux arrivants (livret d'accueil, tenue du registre du personnel, préparation des outils de travail, planification du parcours d'intégration) ;
- Enregistrez l'ensemble des factures fournisseurs dans l'outil comptable, préparez leurs règlements et suivez la validation de ceux-ci ;
- Préparez les notes de frais des collaborateurs à partir des justificatifs qui vous seront transmis ;
- Assurez la commande des fournitures de l'agence (consommables) ;
- Etes l'interface avec l'ensemble des partenaires externes sur les sujets RH (OPCO, SSTRN, Paie, Mutuelle, Prévoyance...) et services généraux (téléphonie, informatique, ménage) ;
- Rédigez les notes de service interne ;
- Gérez l'archivage physique et informatique de l'ensemble des documents administratifs pour 3 sociétés (holding, Entreprise et SCI) ;
- Etes force de proposition dans l'amélioration des process internes sur les sujets administratifs.