Assistant d'Élus H/F - 44

Sous l'autorité de la responsable du secrétariat des élu.e.s, vous serez en charge d'apporter une aide permanente aux différent(e)s élu(e)s du portefeuille dédié en termes d'organisation personnelle, d'alerte, de gestion, de préparation et de suivi de dossiers, d'accueil et de classement.

A ce titre, vos activités seront les suivantes:

- Suivi et intégration des priorités de la délégation politique dans la qestion quotidienne des activités de secrétariat (constitution de dossiers, préparation de réunions...)

- Organisation des agendas des élu (e) s en intégrant leurs priorités et rôle d'alerte (rappel des informations importantes, des échéances...)

- Organisation des déplacements locaux, nationaux et internationaux des élu(e)s, en terme administratif (ordre de mission, frais de déplacements...) et en terme logistique (réservation vélo, sollicitation des chauffeurs de la ville...)

- Suivi, traitement et partage de la vie de la collectivité, transmission et restitution de l'actualité locale et nationale liée aux délégations politiques

- Saisie et mise en forme de tous types de documents administratifs et préparation des dossiers de permanence quartier (prise de rendez-vous, élaboration de fiches de renseignements, ...)

- Relecture, correction et mise en forme des notes des élu (e) s et rédaction des interventions à partir de notes/consignes

- Traitement des mails, synthèse de leurs contenus et rédaction des réponses

- Accueil physique et téléphonique et interface entre les élu(e)s et les partenaires

- Gestion du courrier reçu, des parapheurs et des fournitures pour le portefeuille