Assistant de Direction des Opérations H/F - 44

Assurer le support administratif et organisationnel des opérations de maintenance et du service après-vente, afin de garantir la traçabilité des interventions, la fluidité de la communication et la fiabilité du reporting, en appui des techniciens terrain.

MISSIONS PRINCIPALES
Coordination & Planification des interventions
- Réception, qualification et enregistrement des demandes SAV
- Planification et optimisation des interventions des techniciens
- Organisation des déplacements en optimisant les trajets
- Gestion des urgences et priorisation des demandes
- Coordination avec les clients pour la prise de rendez-vous
- Mise à jour et suivi du planning hebdomadaire

Interface terrain - administratif (mission centrale)
- Être l'interface structurante entre les techniciens et la direction
- Vérifier la complétude et la cohérence des rapports d'intervention
- Relancer les techniciens sur les informations manquantes
- Traduire les données techniques en éléments exploitables (facturation, suivi client, reporting)
- Garantir la qualité et la fiabilité des données dans l'ERP (Odoo)

Gestion administrative & financière opérationnelle
- Établissement des devis SAV à partir des rapports techniques
- Suivi des validations clients
- Préparation et émission des factures
- Analyse des écarts (temps passé / devis / facturation)
- Contribution au suivi de la rentabilité des interventions
- Interface avec la comptabilité pour transmission des éléments nécessaires

Relation client & gestion des situations sensibles
- Accueil et traitement des réclamations
- Gestion des situations conflictuelles de premier niveau
- Reformulation claire et factuelle des problématiques
- Escalade vers la direction uniquement si nécessaire
- Maintien d'une relation client professionnelle et constructive

Suivi & Amélioration continue
- Suivi des délais de traitement SAV
- Consolidation et analyse des indicateurs (délais, volumes, typologie d'interventions, rentabilité)
- Proposition d'améliorations des processus SAV
- Participation à la structuration des méthodes internes

RESPONSABILITÉS
- Fiabilité et exactitude des données dans l'ERP
- Respect des délais de traitement
- Contribution à la performance économique du SAV
- Confidentialité des informations clients et internes

COMPÉTENCES REQUISES
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook)
- Utilisation d'un ERP (idéalement Odoo)
- Organisation et rigueur administrative
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Compréhension du cycle devis facturation encaissement
- Sensibilité aux enjeux de rentabilité
- Une connaissance du secteur énergie / maintenance industrielle est un plus

Savoir-être
- Sens du service et orientation solution
- Diplomatie et fermeté
- Autonomie et esprit d'initiative
- Capacité à travailler en interface multi-acteurs
- Savoir faire face au période de pics d'activité

INDICATEURS DE PERFORMANCE (KPI)
- % de tickets correctement saisis et clôturés
- Délai moyen de planification
- % de rapports complets et exploitables
- Taux de transformation devis facturation
- Réduction des écarts temps prévu / temps facturé
- Amélioration de la satisfaction client

CONDITIONS & CONTEXTE
- Poste sédentaire
- Interactions quotidiennes avec équipes terrain
- Activité rythmée par des urgences techniques
- Rôle structurant dans une organisation en croissance