Chef de Projet Évenementiel et Communication H/F - 44

Depuis 18 ans le département Mosaic de HEC Montréal organise l'école de management de la Créativité, qui est devenu un événement académique de référence internationale dans le management de la créativité. Cet événement a la particularité de s'organiser de fin juin à la mi juillet sur la ville de Montréal (7 jours) puis la ville de Barcelone (5 jours).
Cet événement a vocation à accueillir des profils académiques étudiants, chercheurs et enseignants ainsi que des professionnels d'entreprises privées et publiques. Cela représente entre 40 et 50 personnes.
En 2025, dans le cadre d'un partenariat avec l'IAE de l'Université de Nantes et Nantes Métropole, l'école d'été s'est arrêtée durant 3 jours à Nantes, du 3 au 5 juillet.
Cette année, en 2026, le partenariat se poursuit et Nantes Métropole, en partenariat avec l'IAE, HEC Montréal et l'Université de Barcelone, organisera de nouveaux ces 3 jours d'immersion pour découvrir la créativité et l'innovation nantaise. Il s'agira de planifier la programmation, d'organiser la logistique, la promotion, la communication, ainsi que l'accompagnement des participants durant les 3 jours à Nantes les 2, 3 et 4 juillet 2026.
Sous la responsabilité de votre maître de stage, vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
Avant l'événement
Participation aux réunions de coordination avec les partenaires (HEC Montréal Mosaic, Barcelone) en visio en anglais pour construire le programme.
Production du programme nantais : sujets, intervenants, organisation pratique des lieux et horaires
Organisation logistique : identification, visites de lieu et réservation des lieux d'accueil, préparation des pauses, des déjeuners et autres activités pour les participants
Lien avec les intervenants locaux, contact, relance, validation des agendas, préparation des supports de présentation (envoi des recommandations, relance pour récupérer les présentations en amont), ...
Élaboration d'un plan de communication pour LinkedIn (avant et pendant)
Coordination avec les équipes de communication de Nantes Métropole, voir l'opportunité de RP
Organisation d'événements de promotion dans l'écosystème d'innovation nantais
Suivi et respect du budget

Pendant l'événement

Soutien logistique lors de l'événement, accueil et gestion des intervenants/participants sur les lieux d'accueil
Animation de la communication sur LinkedIn et Instagram en fonction du plan retenu
Suivi du déroulement du programme, ajustements de dernière minute
Participer au respect du planning, anticipation, notamment des déplacements, ...

Après l'événement
Réalisation d'un bilan de l'événement : retours participants, analyse des données de communication
Valorisation des résultats et diffusion des contenus réalisés
Rédaction et partage de posts/post-mortem sur LinkedIn
Transmission des bonnes pratiques et axes d'amélioration pour les futures éditions