Assistant de Direction H/F - 44

Direction Générale Ressources / Département Ressources Humaines Qualité de Vie et Santé au Travail

Ce poste est à pourvoir rapidement

Activités principales :

Gestion agenda et organisation de réunions
- Organiser les réunions : visualiser les disponibilités, informer les participants sur le contenu et les échéances liées à la réunion, réserver les salles et les matériels nécessaires, rédiger/ mettre en page/ diffuser l'ordre du jour, rédiger et diffuser le compte-rendu
- Gérer l'agenda : analyser la demande, prendre le rendez-vous

Suivi et gestion de dossiers spécifiques
- Piloter l'organisation de la réunion de direction
- Contribuer, en lien étroit avec la directrice, à l'organisation du groupe de réflexion sur la gestion des personnels communautaires et communaux
- Contribuer à l'animation de l'espace collaboratif DRH, puis animer et piloter l'espace collaboratif QVST

Rédaction et mise en forme de documents
- Rédiger et diffuser les notes/ courriers/ comptes-rendus
- Mettre en forme les notes/ tableaux Calc/ supports Impress et veiller au respect des chartes graphiques
- Être garant.e de la charte bureautique de la Direction QVST

Traitement et suivi du courrier
- Réceptionner les courriers entrants, les transmettre au destinataire, réaliser les affectations dans le logiciel courrier, gérer la circulation des parapheurs (suivi)

Accueil téléphonique et physique
- Accueillir téléphoniquement : réceptionner les appels, analyser la demande, identifier son degré d'urgence, prendre les messages, orienter vers le bon interlocuteur ou le cas échéant renseigner en direct
- Accueillir physiquement : analyser la demande, renseigner ou orienter, participer à l'accueil dans des salles

Classement, archivage
- Classer les documents papier et électronique, ainsi que les courriels

Logistique
Gérer les contingences matérielles et les fournitures administratives