Assistante de Direction du Pôle Ressources et Citoyennté - Mairie de la Montagne H/F - 44

Ville de 6 300 habitants.

Située à 15 minutes du centre de Nantes et à 30 minutes du littoral, La Montagne domine la rive sud de la Loire.

La proximité immédiate de Nantes met La Montagne en prise directe avec les principaux évènements culturels et sportifs de la métropole.

La ville peut s'appuyer sur l'environnement et l'appui de la Métropole (Nantes Métropole) pour se développer tout en préservant son identité.

Son secteur d'activités économiques est diversifié et en essor, de nouvelles entreprises s'installant en entrée de ville.

Le dynamisme de son tissu associatif, dense et varié, permet à chacun de s'y épanouir selon ses choix.L'assistante de direction accompagne efficacement la Directrice du Pôle Ressources et Citoyenneté dans la conduite des projets et les décisions. Elle assure le soutien administratif, organisationnel et logistique.
Elle contribue à la fluidité des échanges, à la coordination interne entre services (RH, Finances, Systèmes d'information, Vie citoyenne/Proximité) et à la qualité du fonctionnement global du pôle. Elle contribue à la dynamique du collectif des
assistances de direction.

Assistance de la direction du pôle
- Organiser et planifier des réunions
- Rechercher, rédiger et diffuser des informations, notes, directives, actes
- Réaliser, mettre en forme et relire des travaux de bureautique (rapports, diaporamas, courriers, ...)
- Coordonner ou préparer des notes ou supports pour les différentes instances de la direction
- Suivre des projets et activités de la direction, suivre des échéances (tableaux de bord)
- Conduire des projets transversaux pour le compte de la direction de pôle
-Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
-Assurer le suivi administratif, l'information, le classement et l'archivage de la direction de pôle
-Suppléer partiellement les autres assistances de direction (Direction générale, Pôle Aménagement Urbain et Technique)
-Assurer l'accueil téléphonique et physique

Suivi des activités et projets des Systèmes d'Information
- Participer à l'élaboration du budget informatique et suivre son exécution (bons de commandes, validation des factures,
relations avec les fournisseurs, suivi des crédits et des marchés)
-Tenir à jour les tableaux de bord de suivi (budget, inventaire matériels informatique et téléphonie)
- Être la référente Systèmes d'information de la collectivité
- Gestion des commandes de matériels, consommables et petits équipements

Autres missions transversales
-Référente archives de la collectivité : Archivage papier et électronique (en lien avec l'archiviste Nantes Métropole)
- Gestion du courrier et des courriels entrants de la collectivité
- Gestion des abonnements professionnels et fournitures administratives
-Exercer des appuis administratifs ponctuels aux services Ressources humaines, Finances, Citoyenneté et Solidarités