Secrétaire de Direction H/F - 44

La Direction des sports recrute un·e secrétaire de direction.

Vous assistez le Directeur dans l'organisation et la préparation de son planning et apportez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Vos activités principales seront donc :
Être en charge de l'assistance administrative du directeur : Gestion de l'agenda et de la messagerie du directeur ; organisation et planification des réunions et rendez-vous ; organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus ; organisation des déplacements du directeur ; filtrage des appels ; orientation des différents interlocuteurs internes et externes en cas d'absence du directeur

Être le relai auprès des cadres de la direction : Diffusion aux cadres ds informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction ; gestion des congés des cadres et du planning ; organisation des déplacements des cadres

Assurer occasionnellement l'accueil de la direction avec le secrétariat de la cellule de gestion

Instruire et suivre des dossiers : Référent·e GEC courriers au niveau de la direction ; suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales ; suivi et déclaration des EVP d'astreintes de décision du directeur ; suivi des visites médicales des agents du site Polaris

Informations complémentaires :
Lieu de travail : Bâtiment Polaris, 8 Boulevard Vincent Gâche, 44200, Nantes
Horaires variables
Travail en binôme avec l'assistante du Pôle Sport Municipal et Proximité (SMP)