Chargé de Gestion Administrative H/F - 44

DGTPDS - Territoires, Proximité, Déchets et Sécurité/DRPP - Direction Risque Protection des Populations

Sous l'autorité du responsable de service, vous pilotez la planification et l'organisation des visites de commissions de sécurité (entre 200 et 250 par an).

Activités principales :
Piloter l'organisation des visites de commissions

- Assurer la programmation des visites de commissions de sécurité (périodiques, travaux, ouverture et contrôle) en "coordonnant" les différents acteurs (élus, pompiers, exploitants, maîtres d'oeuvre, architectes, bureaux de contrôle et directions opérationnelles) et en conciliant leurs différents impératifs
- Garantir le respect de la périodicité des visites réglementaires
- Organiser les remplacements de membres de commission et les reports de visites
- Assurer la traçabilité des visites sur le logiciel métier ESABORA pour la partie convocation
- Assurer un suivi statistique des visites réalisées

Référent gestion documentaire globale du service

- Ecrire les process non encore formalisés et mettre à jour ceux existants
- Réaliser des supports de communication de l'activité du service (afin de valoriser nos actions auprès du public) ou des supports pédagogiques (pour les élus, les directions opérationnelles....)

Missions de secrétariat du service

- Assurer la gestion des dossiers entrants et sortants dans le cadre de la continuité de service (courriers, courriels, accueil physique et téléphonique du public)
- Priendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunions
- Gérer les demandes du service en terme de logistique (fournitures, réservations de salles, photocopies...)
- Enregistrer des dossiers d'AT sur le logiciel de gestion des ADS en renfort des assistantes gestionnaires