Assistant Administratif Formation H/F - 44

Nous recrutons pour notre site de Saint Herblain, un(e) assistant(e) administratif(ve) formation en CDI temps plein (35h), poste à pourvoir dès que possible.

Rattaché(e) à la Responsable du service administratif, votre mission consistera à accompagner les entreprises et les apprenants dans leurs démarches administratives d'inscription et de contractualisation avec le CFA et à en assurer le suivi administratif.

Principales missions :
Accueil et relation client
o Accueillir et informer sur les conditions pour conclure un contrat d'alternance et les démarches administratives relatives à l'entrée en formation
o Assurer des permanences d'accueil du CFA, en l'absence des personnels en charge de l'accueil général
o Contribuer à la mise à jour de tous les documents supports en lien avec le périmètre d'activité et veiller à leur mise à disposition auprès des apprenants et des entreprises
o Donner l'accès et s'assurer de l'accès des apprenants et des entreprises à la plateforme Web de suivi de la formation : création des comptes, communication, suivi des connexions, appui à la consultation
o Répondre aux insatisfactions client
o Contribuer aux manifestations du CFA (Journées Portes Ouvertes, Remise des Diplômes.)

Gestion des inscriptions
o Constituer les dossiers administratifs des apprenants et des entreprises dans le logiciel métier (Ypareo)
o Vérifier les prérequis préalablement à l'entrée en formation des futurs apprenants, assurer les positionnements sur la base des documents administratifs
o Affecter les apprenants dans leur groupe classe, en lien avec la Direction pédagogique et gérer leur convocation à la rentrée
o Mettre à jour les données et les documents dans le logiciel métier : contrôles de cohérence, rectifications, mises à jour, complétude des données et des documents

Contractualisation
o Rédiger et suivre la convention de formation et la convention tripartite le cas échéant (convention initiale, avenant(s) et rupture)
o Saisir le contrat d'apprentissage et accompagner l'entreprise pour le dépôt auprès de l'OPCO jusqu'à la réception de l'accord de prise en charge
o Contrôler l'intégrité des données et la qualité de l'archivage des documents requis, dans le logiciel métier ou autres outils
o Veiller à la bonne application des procédures internes relatives à la démarche Qualité et au RGPD

Secrétariat pédagogique
O Assurer l'inscription des apprenants aux examens et assurer le suivi en lien avec les référentes handicap et la Direction pédagogique
O Assurer les inscriptions sur Parcoursup

PROFIL
- Type et niveau de qualification requis : Titulaire d'un Bac minimum et/ou formation à prédominance administrative / gestion d'un secrétariat
- Expérience : expérience confirmée en gestion administrative des formations (maîtrise des procédures OPCO et des dispositifs de financement), idéalement acquise en CFA

Compétences métier spécifiques :
o Savoir qualifier le besoin d'un interlocuteur, l'orienter ou prendre en charge la demande en fonction du besoin
o Réaliser des reporting et savoir partager l'information
o S'approprier et appliquer des procédures
o Maîtrise du Pack Office
o Bonne maîtrise du français
o L'utilisation du logiciel Yparéo serait un plus

Savoir-être et compétences transversales :
o Sens du service
o Sens de l'organisation et rigueur
o Gestion du temps et des priorités
o Discrétion
o Travail en équipe

Mobilité : déplacements occasionnels dans le département

- Rémunération : salaire annuel brut de 26 136€ sur 12.8 mois
- Statut : ETAM
- Temps de travail : 35h / semaine en moyenne sur l'année - 1 547h
- Congés : 6 semaines de congés payés par an

- Candidatures (CV + lettre de motivation) avec la référence ASADMINFORMSH1025
-Toutes les candidatures sont lues. Poste ouvert aux personnes en situation de handicap