Responsable du Pôle Secrétariat à la Cour Nationale du Droit d'Asile - Chambre Territoriale de Nantes H/F - 44

Sous l'autorité du/de la chef(fe) de chambre, vous êtesprincipalement chargé(e) de l'encadrement fonctionnel et du pilotage du secrétariat de la chambre, du traitement des dossiers affectés dans la chambre en veillant à la bonne exécution des actes de procédure, et de la gestion des audiences.

VOSMISSIONS

1/ Animer et encadrer le secrétariat de la chambre sous l'autorité du/de la chef(fe) de chambre:

- Gérer le temps de travail des secrétaires affectés dans la chambre : validation des congés, gestion des horaires de travail et du télétravail;
- Organiser les tâches du secrétariat: gérer le planning de la chambre et répartir les tâches entre les secrétaires du service (audiences, courrier etc...)notamment en gérant le remplacement des agents absents;
- Accompagner la prise de poste des secrétaires nouvellement affectés dans la chambre et participer à leur formation;
- Participer à l'évaluation des secrétaires d'audienceen veillant au respect des objectifs annuels des secrétaires et en assistant le/la chef(fe) de chambre dans la préparation des entretiens professionnels des secrétaires;
- Rendre compte au/à la chef(fe) de chambre, détecter les difficultés, faire preuve d'initiative pour le fonctionnement du secrétariat de la chambre.

2/Assurer le traitement des dossiers affectés dans la chambre :

- Vérification des dossiers lors de la réception des pré-rôles d'audience pour préparer l'enrôlement;
- Exécution des actes nécessaires à la mise en état des dossiers afin qu'ils puissent être inscrits au rôle d'une audience(saisies d'informations sur les logiciels informatiques; transmission des dossiers à d'autres services de la Cour...).

3/Assurer la gestion des audiences :

- Préparer l'audience: convocation des parties à l'audience ; communication des mémoires et des pièces aux parties, ainsi que de toute mesure d'instruction jugée utile par le rapporteur et le magistrat en charge du dossier ; communication des dossiers aux membres de la formation de jugement...;
- Organiser la tenue de l'audience publique et notamment :
o Veiller à la fluidité de l'audienceen assurant le pointage des interprètes à leur arrivée, en coordonnant la présence des avocats, des interprètes et des requérants, et en assistant les formations de jugement dans la prise en main des outils informatiques à leur disposition;
o Appeler les affaires inscrites au rôle de l'audience;
o Remplir le rôle de l'audience et les fiches «interprétariat»;
- Effectuer le suivi de l'audience: enregistrement du sens du délibéré; traitement des décisions de renvois; notification des décisions; archivage.

Vous travaillezen liaison avec les rapporteurs de la chambre, etêtesle référent du secrétariat auprès des autres services de la Cour :services du greffe, des ordonnances, de l'interprétariat, de l'accueil des parties et des avocats, le bureau d'aide juridictionnelle...)