Secrétaire de Direction - Assistante Administrative - Spip 44 - Ra Nantes H/F - 44

Accueil :

- Accueil du public: réception et orientation des visiteurs se présentant au SPIP.
- Accueil téléphonique: répondre au téléphone, transférer les appels, prendre les messages en cas d'absence des personnels concernés, apporter un premier niveau de renseignements.
- Accueil des autorités, des partenaires ou autres personnes: prévenir les personnels concernés de l'arrivée des visiteurs au siège et les accompagner au sein du service.

Secrétariat :

- Secrétariat de Direction: gestion du calendrier du DFSPIP, prise de rendez-vous, frappe de courriers, participation à la réunion de Direction avec prise de notes et rédaction du compte-rendu
- Gestion du courrier: enregistrement, mise sous pli, diffusion de copies et scans
- Rédaction des réponses aux demandes d'emplois et de stages. Préparation des réponses aux demandes et classement
- Gestion et suivi de la boite électronique du service SPIP 44: distribution des mails
- Gestion du dossier d'accueil des nouveaux arrivants: titulaires, contractuels et stagiaires
- Suivi des conventions : mise à jour des conventions (éléments matériels), suivi du circuit de signature et transmission aux acteurs, en lien avec l'attaché et les DPIP référents du dossier ou bénéficiaire de la prestation
- Gestion origine: saisie de tous les actes RH ayant un impact sur la situation individuelle des agents dans Origine, attribution et suivi des cartes de badgeage Origine
- Formationcontinue: diffusion des offres, suivi des délais et retour des candidats suivant, si nécessaire, priorisations du DFSPIP. Intégration des données relatives à la formation dans l'outil de suivi statistique du service (tableau)
- Suivi des réservations de véhicules et de salles de réunion: validation sur calendrier Outlook
- Annuaires du service: suivi et mise à jour régulière
- Rédaction des Ordres de Missions (permanents et ponctuels) et des autorisations d'utilisation des VA et VP
- Gestion des accès: suivi et attribution des badges et clés d'accès au service (badges Bodet, badges parties communes, clés selon niveau d'accès)
- Gestion de l'archivage : archiver les dossiers selon la circulaire en vigueur. Veiller au respect des règles d'archivage
- Correspondant local informatique: intervenant de premier niveau pour tout le matériel de télécommunication des agents du SPIP 44
- AED: autorité d'enregistrement de toutes les opérations relatives aux cartes agent de l'ensemble des personnels du SPIP 44
- Participation aux réunions de service
- Participation au bon fonctionnement du siège du SPIP 44: en cas de nécessité, l'agent pourra être amené à répondre aux sollicitations de l'équipe de Direction.

Participation au fonctionnement administratif du siège dans le cadre des remplacements: de la gestionnaire budgétaire et comptable, de la gestionnaire RH