Assistant·e d'Accueil et de Gestion Administrative - Mairie de Coueron H/F - 44

Rattaché.e à la responsable de service de l'action auprès des personnes âgées et des personnes handicapées du C.C.A.S, vous accueillez et renseignez les usagers du service (personnes âgées, personnes en situation de handicap, familles,) en direct ou par téléphone, afin de répondre à leurs demandes et les orienter, si nécessaire, vers les services compétents.

Vous instruisez les demandes d'accès aux prestations du service (portage de repas, transport et téléassistance) ainsi que les dossiers d'aide sociale légale aux personnes âgées et aux personnes en situation de handicap.

Vous assistez la responsable dans la gestion administrative et comptable du service. Vous traitez et diffusez les informations nécessaires à son bon fonctionnement.
Vous apportez également une aide permanente en termes de classement et d'archivage.

Les principales activités sont les suivantes:

Activités générales d'accueil et de gestion administrative:

* Accueillir le public sur place ou par téléphone
* Renseigner les usagers sur les missions du service et les prestations proposées (portage de repas, transport, téléassistance, animations)
* Gérer l'actualisation, la diffusion et l'affichage de la documentation du service en veillant au renouvellement du stock
* Elaborer, réaliser et mettre en forme des documents administratifs divers (courriers, comptes rendus, menus à destination des usagers du Portage de repas, bons de commande...)
* Piloter la planification des réunions et gérer les agendas :
- pour la responsable de service
- pour le « Transport » en lien avec les agents assurant cette mission
* Optimiser le classement et l'archivage des dossiers
* Administrer le logiciel métier en tant que référent fonctionnel

Activités spécifiques liées au service de rattachement :

* Réaliser le contrôle et la facturation mensuelle des prestations de transport et de portage de repas
* Tenir la régie de recettes en tant que régisseur principal
* Instruire et suivre administrativement les dossiers d'aide sociale légale aux personnes âgées et aux personnes en situation de handicap (aide-ménagère personnes âgées ou personnes en situation de handicap, aide-ménagère à titre médical, placement des personnes âgées ou des personnes en situation de handicap en établissement) en lien avec les services du Département
* Réaliser les statistiques des activités d'accueil et des prestations proposées
* Participer aux réunions du service
* Traiter les demandes spécifiques liées au portage de repas, transport, téléassistance