Assistant de Direction - Mairie de Reze H/F - 44

La direction est chargée de la mise en ½uvre de l'urbanisme, de l'aménagement et de l'habitat (sous compétences métropolitaines) et de la politique foncière de la collectivité. La direction est organisée en deux services et une cellule administrative composée d'une assistante affectée principalement à l'urbanisme réglementaire et d'une assistante de direction

En tant qu'assistant.e de direction, vos principales missions sont les suivantes :
Participer à l'accueil et à la gestion administrative de la direction en lien étroit avec l'assistante administrative
- Gérer l'accueil téléphonique des usagers, des partenaires internes et externes en collaboration
- Gérer les agendas des encadrants, en sachant hiérarchiser
- Assurer la transmission et le partage des informations transversales
- Se charger du classement et l'archivage numérique des courriers et dossiers de la direction
- Gérer le courrier entrant et sortant de la direction

Assurer le secrétariat de la direction
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Coordonner et préparer des notes ou supports pour les différentes instances internes et externes
- Assurer la prise de note, la rédaction et le suivi de compte rendu de réunion
- Assister la direction dans la gestion administrative des dossiers
- Participer à la préparation budgétaire (référent-e comptable)

Contribuer activement au bon fonctionnement de la direction
- Organiser et/ou coordonner des temps collectifs et fédérateurs internes (réunion de direction, séminaire, autres)
- Coordonner et mettre à jour les tableaux de bord et indicateur de suivi d'activité de la direction
- Gérer les achats de fournitures, équipements
- Etre référent.e prévention
- Remplacer l'assistant-e administratif-ve en cas d'absence